Briefe, Listen, Angebote, Rechnungen

In den bisher genannten Verzeichnissen – Datenbanken, Karteikarten, Zettelkasten, Eingangsverzeichnisse, Catalogus – wurde und wird jeweils versucht, einen systematischen Überblick über den Gesamtbestand der Sammlung bzw. seine Erweiterungen zu erreichen. Daneben finden sich im Sammlungsarchiv vom 18. Jahrhundert bis heute eine Vielzahl von Dokumenten – Listen, Abschriften, Briefwechsel, Rechnungen, Übergabevermerke u.a. –, in denen Informationen zu einzelnen Objekten oder bestimmten Konvoluten vermerkt sind. Nicht zuletzt für Provenienzforschungen bilden diese Angaben einen wichtigen Ausgangspunkt.
Spärlich ist die vorhandene Dokumentation oftmals für die Zeit des 19. und die erste Hälfte des 20. Jahrhunderts. Nach dem Zweiten Weltkrieg wurden größere Sammlungen nicht selten von professionellen Ethnolog*innen während ihrer Feldforschungen erworben und sind daher vergleichsweise gut dokumentiert. Zu den historisch gut dokumentierten Objekten zählen auch Eingänge aus dem 18. Jahrhundert. Sowohl in den Reiseberichten von Georg Forster (1754-1794), den Aufzeichnungen von James Cook (1728-1779) oder auch dem nach Göttingen übersandten Katalog des Kunsthändlers George Humphrey (1739-1826) finden sich konkrete Angaben über Herkunft und Bedeutung der bis heute berühmtesten, während der drei Cook’schen Weltreisen (1769-1779/80) vor allem auf den pazifischen Inseln erworbenen Gegenstände der Ethnologischen Sammlung (zur sogenannten "Cook/Forster-Sammlung" siehe auch Lehreinheit 6).
Festzuhalten ist allerdings auch, dass Unterlagen im Laufe der Zeit verloren gegangen oder vorschnell entsorgt worden sein können. Dies erschwert heutige Forschungen sehr. In der Ethnologischen Sammlung gibt es zudem einen Aktenvermerk, dass der nationalsozialistisch belastete Institutsdirektor Hans Plischke (1890-1972) nach dem Zweiten Weltkrieg Unterlagen gezielt vernichtet haben soll.

Die genannten Beispiele verweisen sowohl auf unterschiedliche Systematiken als auch auf Brüche, die im historischen Verlauf der Dokumentation einer Sammlung vorliegen können. Neben den Beständen der Ethnologischen Sammlung befinden sich Archivalien mit Informationen zu hier vorhandenen Objekten auch in anderen Institutionen. Dazu zählt beispielsweise das Universitätsarchiv, aber auch das Ethnologische Museum in Berlin, das der Göttinger Sammlung 1939 zwei größere Konvolute mit Gegenständen aus Afrika und Ozeanien als Geschenk übereignete.